Beschreibung der Ausgangslage Die durch Covid-19 bedingte Pandemie hat sowohl den öffentlichen Sektor als auch privatrechtliche Organisationen mit großen Herausforderungen konfrontiert. Auch die Abhaltung von beschlussfassenden Sitzungen wurde dabei deutlich erschwert. Ausschuss- und Gemeinderats-Sitzungen, Hauptversammlungen in Vereinen oder Aufsichtsräten wurden aufgrund der Corona-Krise reihenweise abgesagt bzw. verschoben. Daraus wurde ein Bedarf an digitalen Sitzungslösungen sichtbar, der durch herkömmliche Konferenztools wie Zoom oder Skype nur unzureichend gedeckt werden konnte. Bedenken in punkto Cyber-Sicherheit, Datenschutz und ordnungsgemäßer Dokumentation behindern auch nach Monaten noch die Krisenfestigkeit und virtuelle Handlungsfähigkeit von privaten und öffentlichen Rechtsträgern. In der Regel werden bis zur Fassung eines Beschlusses in einer offiziellen Sitzung (bspw. Aufsichtsrat- oder Ausschuss-Sitzungen) eine Vielzahl von Unterlagen (wie etwa Tagesordnungen, Beschlussvorschläge, Sitzungsprotokolle u. v. m.) produziert und benötigt. Die Identifikation von Teilnehmern an Beschlussfassungen kann meist nur unzureichend erbracht werden. Nach der Beschlussfassung wird meist nur eine Niederschrift der gefassten Beschlüsse in einer zentralen Datenbank aufbewahrt, die offen für Manipulationen und Cyber-Risiken ist. Solche Manipulationen an der Dokumentation von Beschlüssen und an Protokollen können aktuell nur unzureichend aufgedeckt und nachgewiesen werden. Angesichts dieser Herausforderungen formte Mitte 2020 ein Netzwerk an Partnern ein Projektteam, das sich den daraus abgeleiteten neuartigen Anforderungen stellte und eine innovative Lösung für die Durchführung rechtssicherer Online-Sitzung zum Ziel setzte. Unter Regie der Bundesrechenzentrum GmbH sowie Niederösterreichs Wirtschaftsagentur ecoplus wurde eine Vision erarbeitet. Neben dem Auftraggeber ecoplus konnte die DE ARNOLDI GmbH für eine Projektmitarbeit und Ko-Finanzierung gewonnen werden. Als technischer Umsetzungspartner der Lösung wirkte die Aschauer IT & Business GmbH. Die Videoconferencing-Lösung wird von der eyeson GmbH bereitgestellt. Gemeinsam wurde aus der Vision ein Entwurf für ein Proof of Concept (PoC) zur Abhaltung von digitalen beschlussfassenden Sitzungen abgeleitet, der insbesondere am Beispiel von Gemeinderatssitzungen einen erfolgreichen Einsatz zeigt. Die Umsetzung dieses PoC wurde mit Unterstützung der IÖB (Innovationsfördernden öffentlichen Beschaffung) vor allem durch eine Förderung des Austria Wirtschaftsservice finanziert. Die Projektorganisation wurde durch den Digital Innovation Hub Ostösterreich umgesetzt, der unter der Leitung der ecoplus sowohl im Bereich der KMUs als auch in der Verwaltung die regionale, digitale Transformationsgeschwindigkeit erhöhen soll. (Infos unter:  www.dih-ost.at ) Ziele Grundlegendes Ziel der digitalen Lösung ist es, Gremien mit offiziellem Charakter die Möglichkeit zu geben, beschlussfassende Sitzungen auch digital und ohne physische Präsenz rechtssicher durchführen zu können. Dazu soll eine sichere Videokonferenz-Lösung bereitgestellt werden. Diese soll nahtlos in eine Web-Anwendung eingebettet werden, die über die etablierten Funktionen von Video-Conferencing hinaus Zusatzfunktionen für die Durchführung von Sitzungen mit Beschlussfassungscharakter enthält. So soll die Moderatorin oder der Moderator (z. B. der / die Bürgermeister/in) vorab eine strukturierte Tagesordnung erstellen und die Sitzung anhand dieser leiten können. Zu den Tagesordnungspunkten sollen Dokumente beigefügt werden und rechtssichere elektronische Abstimmungen durchgeführt werden können. Auch die Ergebnisse sollen rechtssicher gespeichert werden. All dies soll in einer intuitiven und nutzerfreundlichen Umgebung erfolgen, die auch für Nutzer ohne tiefergreifende IT-Kenntnisse verständlich und nutzbar ist. Lösungsansatz & Innovationsaspekt des Projekts Die Lösung besteht aus vier wesentlichen Teilen:

1. der Webanwendung, in der eine Moderatorin oder ein Moderator Sitzungen vorbereitet (Tagesordnungen und Beschlüsse erstellt, Dokumente hinzufügt, Nutzer anlegt, etc.);
2. der Videoconferencing-Lösung zur Übertragung von Bild, Ton sowie weiteren üblichen Funktionen;
3. der Webanwendung, in die die Videokonferenz eingebettet wird, und in der Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Tagesordnung verfolgen, Dokumente öffnen und sich an Abstimmungen beteiligen können;
4. der für Nutzerinnen und Nutzer nicht sichtbaren Blockchain-Lösung, in der die rechts- und manipulationssichere Speicherung der Ergebnisse dokumentiert wird.

Der Innovationsaspekt ist hinsichtlich der Funktionalität deutlich erkennbar, da herkömmliche Videoconferencing- und Kollaborationslösungen keine rechtsichere Möglichkeit bieten, Beschlüsse zu fassen und deren Ergebnisse zu dokumentieren. Darüber hinaus bietet die Einbindung in eine Blockchain einen wesentlichen technisch-innovativen Aspekt. Alle relevanten Artefakte (Tagesordnung, Dokumente) sowie Beschlussergebnisse können in einem automatisiert generierten Protokoll gesichert werden. Jede Sitzungsteilnehmerin bzw. jeder Sitzungsteilnehmer ist Teil eines privaten und zugriffsbegrenzten Blockchain-Netzwerks, welches zusätzlich mit hochsicheren Servern verstärkt werden kann. Sämtliche Unterlagen zu Sitzungen können ins Netzwerk geladen und dadurch manipulationssicher abgespeichert werden. Die gewünschten Sitzungsdaten werden mit einem Zeitstempel versehen und dezentral bei jeder Teilnehmerin bzw. jedem Teilnehmer abgespeichert. Durch die im Blockchain-Netzwerk immanente Hashing-Funktion wird eine nachträgliche Manipulation der Daten sofort sichtbar. Die Daten können entweder als Klartext, verschlüsselt oder als Hashwert in die Blockchain geladen werden. Sämtliche im Klartext gespeicherten Daten können von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern nachträglich in einem PDF sichtbar gemacht werden, was als Beweis dient. Aufgrund der begrenzten Teilnehmerzahl können Mechanismen zur DSGVO-konformen Löschung und Berichtigung der daten vorgesehen werden. Input Im engeren Kreis sind an der Umsetzung 15 Personen aus folgenden Organisationen beteiligt:

• Auftraggeberin: ecoplus. Niederösterreichs Wirtschaftsagentur GmbH
• Projektpartnerin: DE ARNOLDI GmbH
• Auftragnehmerin und Projektverantwortliche: Bundesrechenzentrum GmbH
• Sub-Auftragnehmerin (Entwicklung Web-Anwendung): Aschauer IT & Business GmbH
• Sub-Auftragnehmerin (Video-Conferncing-Lösung): eyeson GmbH

Im weiteren Sinn sind mit Sitzungsteilnehmern und Sitzungsteilnehmerinnen über 100 Personen aus verschiedensten Organisationen beteiligt, etwa aus Gemeinden, die die Lösung testweise einsetzen und Feedback zur Funktionalität geben. Umsetzung Die Implementierung des Proof of Concepts (PoC) erfolgte insbesondere im Zeitraum Oktober bis Dezember 2020. Der aktuell verfügbare PoC enthält bereits die grundlegende Funktionalität zur rechtssicheren Durchführung von Sitzungen mit beschlussfassendem Charakter und ist funktional voll einsetzbar. Die Entwicklung erfolgte anhand agiler Grundsätze mit einem starken Fokus auf die Einbindung von Nutzerinnen und Nutzern, um in der gegebenen kurzen Umsetzungsdauer bereits intensives Nutzerfeedback zu erhalten und die Lösung so nah wie möglich an den Anforderungen des Live-Einsatzes zu implementieren. Im Dezember 2020 wurden bereits Testsitzungen in simulierter, aber realitätsnaher Umgebung zur Einholung von User-Feedback durchgeführt. Abgeleitet davon wurde die Funktionalität angepasst und zusätzliche Features wurden umgesetzt. Der PoC wird nun von Jänner bis März 2021 testweise operativ in Gemeinden und Vereinen eingesetzt. Geplant ist unter anderem der Einsatz in den Gemeinden Tulln, Katzelsdorf, Ruprechtshofen und Kaltenleutgeben, sei es in Fraktions-, Ausschuss- oder Gemeinderatssitzungen. Parallel dazu erfolgt die Konzeption weiterer Schritte und Umsetzungsszenarien. So soll auf Grundlage des PoC eine sichere und hochverfügbar gehostete Lösung entstehen, die weitere Funktionen (Whiteboards, Collaboration Tools, etc.) umfasst sowie Anforderungen verschiedener Sitzungsformate und Rechtsformen erfüllt. Neben dem Ausbau bezüglich Funktionalität, Zielgruppen und Sitzungsformaten ist etwa hinsichtlich Gemeinderatssitzungen auch die Einbettung in vor- und nachbereitende IT-Systeme  denkbar, die bereits heute zur Erstellung von Tagesordnungen, elektronischen Akten, Versand von Protokollen, etc. im Einsatz sind. Nutzen & Ergebnisse Ergebnis ist eine digitale Lösung, aktuell in Form eines Proof of Concepts, die funktional bereit für den operativen Einsatz ist und bereits eingesetzt wird. Ganz offensichtlich ist der Nutzen während der eingeschränkten persönlichen Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten in der aktuellen Pandemie bzw. in potenziellen zukünftigen Ausnahmezuständen oder Katastrophenfällen. So können, wie beschrieben, auch ohne persönlicher Präsenz rechtssichere Beschlüsse gefasst werden, die manipulationssicher dokumentiert sind. Dies erhöht über den funktionalen Nutzen hinaus die Transparenz des Zustandekommens von Beschlüssen und damit das Vertrauen in beschlussfassende Gremien. Da das Protokoll der Sitzungen aus den zugrundeliegenden Artefakten (Tagesordnung, Dokumente) sowie Beschlussergebnissen automatisiert erstellt wird, kann zusätzlich administrativer und fehleranfälliger Aufwand reduziert werden. Darüber hinaus sind allerdings auch in post-pandemischen Zeiten ausreichend Einsatzszenarien für die Lösung zu erwarten. So ist vorherzusehen, dass durch die Etablierung digitaler Kollaborations-Tools auch in Zukunft virtuelle Sitzungsteilnahmen üblich werden. Denkbar ist daher, zukünftig hybride Formate zu ermöglichen, die eine persönliche und eine virtuelle Teilnahme und Beschlussfassung kombinieren. Selbst bei Sitzungen mit vollständiger persönlicher Präsenz ist der Einsatz einer transparenten und manipulationssicheren Speicherung von Beschlüssen, zugrundeliegenden Dokumenten sowie Protokollen in einer Blockchain denkbar, um Transparenz und Vertrauen zu erhöhen. Transferpotential des Projekts für andere Verwaltungsbereiche Vom aktuellen Fokus auf Gemeinderatssitzungen ausgehend bietet die Lösung vielseitiges Potenzial für eine Ausbreitung innerhalb mehrerer Dimensionen. Grundsätzlich sind alle Gremien mit beschlussfassendem Charakter von Relevanz. So kann die Lösung auf verschiedenen Verwaltungsebenen zum Einsatz kommen, sei es Bezirk, Gemeinde, Land oder Bund. Auch bei Rechtsformen außerhalb der öffentlichen Verwaltung ist die Lösung einsetzbar, etwa bei Vereinen, Unternehmen, aber auch bei größeren Projekten mit beschlussfassenden Gremien. Dabei können auch verschiedenste Sitzungsformate unterstützt werden, seien es Ausschusssitzungen, Lenkungsausschüsse, Aufsichtsratssitzungen uvm.